How to Manage Your Students File?

Berdasarkan pengalaman bertahun-tahun, dan seiring dengan makin senengnya students mengumpulkan tugas dalam bentuk softcopy (ngirit kertas, mudah nyontek, ngirit ongkos ngeprint, dlsb), mungkin seringkali bpk/ibu Dosen meminta students mengumpulkan file berupa softcopy melalui imel. Tetapi, berdasarkan pengalaman juga  (khususnya buat saya yang rada-rada pemalas ini), seringkali imel tsb baru kita liat atau “baca” pas di akhir-akhir semester atau pas mau kompilasi nilai (he..he… ngaku aja deh..!). Nah, berdasarkan pengalaman juga, ternyata agak reprot juga mengelola file-file yang dikirim lewat imel tsb karena :

  1. Imel masuk ke “spam”, sehingga nggak keterima, dan karena kelamaan dibaca, keburu diapus dari spam. Ujung-ujungnya mhs tsb nggak dapet nilai, trus protes…”kan saya udah kirim bu… ini lhoo ada bukti sent email nya..!”. Lha trus kita mau ngomong apaa??? Paling-paling ngeles “kirim lagi deeh..!”.
  2. Imel dikirim melalui imel address nggak jelas dan alay, misalnya “NichaChayankChelalu@gmail.com“,  trus di subject cuma ditulis “Tugas 1″ (ndak jelas tugas apa, dari siapa, matkul apa). Lebih parah lagi, nama file attachment cuma ditulis “Tugas1.docx”, eeh. pas didonlot (udah lamaa ngedonlotnya), ternyata di file tsb nggak ada identitas pembuatnya.
  3. Imelnya bener, filenya juga bener, pokoknya semuanya OK, masalahnya, kita harus klik satu-persatu imel tsb untuk donlot filenya. Kalo mhs-nya cuma 10 siiih nggak masalah. Kalo 100??? Walaaah..  pegel juga yak…!!

Atas dasar pengalaman tersebut, trus mikir…mikir…. mikir….. ada nggak sih cara-cara yang lebih “praktis”. Mereka bisa tulis datanya di satu form, trus upload filenya, trus mereka yakin file udah terkirim, trus juga mereka cuma bisa upload aja (nggak bisa download atau intip-intip isi file orang laen), trus kita juga mudah donlotnya nanti, cukup tarik satu folder dreeeet gitu.. trus juga mereka nggak usah login-login di satu alamat, apalagi bareng-barengan sama kita di satu akun, dlsb lah…

Tentunya, kalo pengen pake semua fitur di atas plek-plek langsung gitu, ya kudu bikin sendiri laaaah.  Tapi kan males laaah.. Maka akhirnya iseng-iseng laaah… nyobain beberapa situs sharing file gratisan, beserta fitur-fiturnya. Dari beberapa kali eksperimen, akhirnya didapatkan cara berikut (sejauh temuan sampe saat ini yaaa, kalo nanti temen-temen nemu cara yang lebih tok-cer lagi.. jangan lupa bagi-bagi elmunya yaaa..)

Caranya, dengan mengkombinasikan fitur dari 3 situs  (yang pastinya kudu gratis laaah), yaitu :

  1. Dropbox (dah tau kan..? Fropbox ada 2 versi, desktop + web, tapi di contoh ini saya pake yang web interface).
  2. Filestork : katanya berupa API khusus untuk sharing folder yang aman dan praktis di Dropbox.
  3. Flexlists : semacam fasilitas gratis untuk berbagi data, buat form pendaftaran, entry data dan lain-lain laaah. MIrip-mirip seperti Obsurvey, cuma tampilan output hasil entry-nya lebih praktis karena bisa disajikan dalam bentuk tabel dan bisa didonlot oleh orang yang diberi hak sharing.  (Kalo di Obsurvey, yang bisa di sharing cuma report ng tidak berupa tabel dan rada report bacanya).

Berikut langkah-langkahnya :

Tahap I : DROPBOX

1. Buat akun di DROPBOX

2. Kalo dah berhasil, Dropbox akan meminta kita untuk donlot desktop interface. Tapi karena saya ndak mau pake desktop interface, jadi pilih aja “cancel”

3. Supaya bisa melihat interface berbasis web, logout aja , trus login lagi ke Dropbox

  4. Naah, pas login kedua kalinya, kita bisa melihat web interface Dropbox seperti berikut.

5. Ooh ya, kalo tampilannya nggak mirip seperti di atas, klik menu “Dropbox” di kolom sebelah kiri.  Trus, kok blum ada folder “FileStork”? Kayaknya mula-mula blum ada folder “FileStork”, contoh di atas di “capture” setelah jalan beberapa fase. So, kalo nggak ada folder “FileStork”, yaaaa, teu nanaon.. lanjutkan saja.. Trus..LOGOUT lagii deh, karena akan dilanjutkan ke tahap kedua, yaitu mengakses situs FileStork.

Tahap II : FILESTORK

1. Buka situs FILESTORK.  Klik tulisan “you can still access our beta here” (kayaknya situsnya lagi didandanin deh..!!).

2. Pada tayangan berikutnya, klik “Get Started!”


3. Karena FileStork kayaknya khusus nyambung ke Dropbox, maka pada tampilan berikutnya kita diminta untuk tersambung ke Dropbox. Klik “Allow”.

4. Isikan userid dan password yang sama waktu daftar ke dropbox

5. Buat request baru dengan cara klik tulisan “Click here”.

6. Pilih “Standalone Request”. Isikan beberapa nilai seperti :

  • Request name : diisi dengan nama request (bebas)
  • File Request Description : diisi dengan keterangan yang nantinya akan ditampilkan ketika ada yang akan upload file.
  • Folder name in Dropbox : nama folder tempat menyimpan file hasil upload. Jika kita menghubungkan akun Dropbox dengan FileStork, maka pada akun Dropbox akan otomatis dibuat folder dengan nama “FileStork” (naah, ketauan deh dari mana asalnya folder “FileStork” pada gambardi atas, waktu awal membuat akun di Dropbox). Folder untuk menyimpan file hasil upload ini tidak harus dibuat terlebih dahulu di Dropbox, karena folder akan DIBUAT SECARA OTOMATIS sebagai sub folder pada folder “FileStork”.

7. Pada panel berikutnya, dapat diberikan batasan file-file apa saja yang boleh diunggah, misalnya hanya file dokumen saja. Di bagian bawah kita dapat menambahkan password (jika diperlukan) dan checklist “Notify me when a file is uploaded” (tapi rada-rada males juga, nanti emailnya penuh deh sama notifikasi).Setelah beres, klik “Create Request”.  Klik “View Detail” untuk melihat “link” untuk mengaktifkan situs upload tersebut.

8. Request sudah selesai dibuat.  Klik “View Detail” untuk meilhat link untuk dipublikasikan ke students.

9. Salin link tersebut. Link ini nantinya dapat disisipkan pada email atau berupa hyperlink pada waktu posting blog.

Tahap III :FLEXLISTS

Situs ini akan digunakan sebagai fasilitas pembuatan form gratis. Caranya sebagai berikut :

1. Register

2. Setelah register berhasil, klik “Create another list!”

3. 3. Tuliskan nama form atau list yang akan dibuat, pilih “Other (create from scratch)”, klik “Create Now!”.

4. Tuliskan judul kolom dan pilih tipe data, misalnya text, date dan lain-lain. Klik tombol “Save field”. Perhatikan bahwa di sebelah kiri akan ditambahkan kolom baru.

Contoh pendefinisian field untuk tipe data “Date”

Berikut ini tampilan akhir form setelah ditambahkan 5 file yaitu NIM, Nama, Tgl Upload, Judul Paper dan Nama file.

5. Share list dengan cara klik “Share” di kanan atas, dan isikan email untuk menerima format link hasil share. Email boleh sama dengan email yang digunakan ketika register. Plih hak akses. Karena saya hanya mengijinkan pembaca menambahkan data baru, tanpa boleh mengubah data yang sudah diisikan, maka dipilih  “Read/Add”. Klik “Send”.

Berikutnya akan ditampilkan konfirmasi bahwa email sudah dikirim.

6. Cek email tujuan, salin alamat link yang dikirimkan. Link ini dapat diteruskan ke pihak yang akan mengisi form atau dibuat sebagai hyperlink pada halaman web/posting blog.

Tahap IV : Publikasikan Langkah-langkah anda.

Agar memudahkan students untuk mengikut langkah-langkah tersebut, buatlah posting baru pada blog atau halaman web anda.  Contoh berikut dibuat dengan menggunakan fasilitas blog dari WordPress.

1. Buat posting baru, siapkan text untuk menyisipkan link-link di atas.

2. Buat link ke masing-masing alamat (FileStork dan Flexlists).

  • Buat link ke form pendaftaran. Salin alamat link sharing form yang dikirim via email.
  • Buat link ke situs upload file. Salin alamat link ketika sharing file dari situs FileStork.

3. Agar link tersebut terbuka di tab baru, edit script HTML anda (klik tab “HTML” di kanan atas), tambahkan atribut (target=”_blank”) pada tag link.

4. Publish post, uji link di atas dengan data contoh. Berikut ini tampilan pengisian form yang akan dilihat oleh pembaca. Perhatikan ketika pengisian field bertipe “date” maka form akan menampilkan format kalender untuk memudahkan

                             klik “Save Item”.

Berikut ini tampilan akhir hasil pengisian.

Setelah students mengisi form “pendaftaran”, mereka dapat membuka link “upload” file, dan berikut ini tampilan yang akan dilihat oleh students.

Klik tombol “Select File”, pilih file yang akan diunggah dan klik tombol “Send”.

Berikut ini tampilan yang akan dilihat oleh students ketika mereka baru saja selesai mengunggah file.

Tampilan akhir file setelah berhasil upload, memberikan konfirmasi kepada students bahwa file mereka sudah sampai ke alamat tujuan.

Tahap V :  CHECK YOUR FILE !!

Terakhiir, jangan lupa cek file, apakah sudah berhasil dan masuk ke folder yang benar?

1. Login ke situs DROPBOX, klik menu “Dropbox” di kolom paling kiri. Klik folder “FileStork”

2. Perhatikan bahwa pada folder “FileStork” sudah terdapat sub folder “Tgs_Paper1″. Klik folder ini, jreeeng…!! file yang diunggah students sudah ada di lokasi tujuan. Klik kanan pada nama file dan pilih “Download” kalo mau donlot file tersebut.

3. Lah.. kalo file-nya banyak, apa kudu donlot satu-satu? Waah, kayaknya harus eksplore interface Dropbox yang versi desktop ya.. .. kayaknya ada deh cara donlot satu folder sekaligus. Next time aja deeh…

Trusss, kalo males bikin link lewat blog atau nggak punya blog begimane?? Ya, sud… kirim aja link-link untuk Flexlists dan Filestork di atas ke email salah satu students (plus cara-caranya), trus disebar-sebarin ke temen-temennya.

Segitu dulu teman-teman… semoga bermanfaat…….

One thought on “How to Manage Your Students File?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code lang=""> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> <pre lang="" extra="">